Hetkessä eläminen on trendikästä nykyään. Ikävä kyllä tätä tragediaa joutuu todistamaan monella työpaikalla päivittäin.

Aloitat aamusi avaamalla koneen ja katsomalla uusimmat saapuneet sähköpostisi. Puolet niistä on tullut sinulle ”varmuuden vuoksi” ja toisesta puoliskosta et ole ihan varma, että mitähän vastausta se lähettäjä oikein hakee. Rullaat ne vauhdilla läpi, jonka jälkeen kiirehdit päivän ensimmäiseen palaveriin, onneksi vain muutaman minuutin myöhässä. Ihan et ole varma palaverin aiheesta, mutta paikalla on suurin osa tiimistäsi, joten oletettavasti kyseessä on tiimin viikoittainen palaveri. Istut tuolissa vahvassa takakenossa ja yrität muistella että mitä sinun pitää muistaa tehdä vielä iltapäivällä kun tämä kahden tunnin palaveri on loppunut. Onneksi olet jo aikanaan koulussa oppinut tyhjän, puoli-kiinnostuneen katseen ja myötäilevän nyökyttämisen merkityksen.

Aloituskierroksen merkitys

Valmennuksissa teemme paljon erilaisia treenejä aiheesta riippuen, mutta lähes poikkeuksetta aloitamme aloituskierroksella, toiselta nimeltään check-inillä. Vaikka asiakas toivoisi tehokasta ajankäyttöä ja jopa erikseen mainitsisi, että tutustumiskierrosta ei tarvita, pidämme yleensä tästä treenistä kiinni.

Aloituskierroksen tarkoitus on saattaa kaikki läsnäolijat samalle viivalle ja saada jokaisen ääni kuuluviin jo alusta asti. Psykologisesta näkökulmasta katsottuna on tärkeää, että jokainen pääsee käyttämään ääntään jo alussa. Äänen käyttäminen synnyttää yhteistä luottamusta ja on erityisen tärkeää esimerkiksi hiljaisemmille ja vetäytyville ihmisille. Vahva perinteinen johtajuus ohittaa tämän, koska jonkun mielestä palaverin varsinainen aihe on tärkeämpi kuin ihmisten omat ajatukset. Mikäli palaverista kuitenkin halutaan jotain uutta eteenpäin vietäväksi, on parempi pitää huolta läsnäolijoiden keskinäisestä luottamuksesta ja ryhmäytymisestä.

Hyvin asetelluilla alkukierroksen kysymyksillä voidaan myös saada helposti tieto kunkin läsnäolijan vireystilasta ja valmistautumisesta. On aivan eri tilanne lähteä vetämään palaveria, jonka osallistujat ovat lukeneet esityslistan ja perehtyneet aiheeseen etukäteen, verrattuna siihen tyyppiin, joka paukahtaa sisään muutaman minuutin myöhässä, istuu koko palaverin aivan takki auki ja kysyy tietämättömänä kummallisia kysymyksiä. Hyvin asetellut alkukierroksen kysymykset tosin eivät synny tuosta vain lennosta, vaan ne vaativat johtamista ja valmistautumista vetäjältä.

Aloituskierroksen toistuessa palavereissa säännöllisin väliajoin pystyy porukasta helposti poimimaan ne henkilöt, jotka toistuvasti ovat esimerkiksi valmistautumattomia. Vertaispaine kasvaa joka kerta, kun sama henkilö joutuu kertomaan uusia syitä valmistautumattomuudelleen. Kun alkukierrokseen varataan vielä vähän enemmän aikaa, pystytään myös keskustelemaan ja jakamaan valmistautumisen aikana löytyneitä kysymyksiä ja koppeja. Yhtäkkiä aiheen alustuksia ei tarvitakaan, kun kymmenen hengen tietomäärä palaverin aiheesta on jaettu kaikkien välillä ja siirrytään suoraan kehittämiseen. Ihmiset kokevat osallisuutta aiheeseen ja ovat valmiita viemään tilannetta eteenpäin.

Yksi testaamisen arvoinen asia on myös ihmisten muodostama istumajärjestys. Suosimme itse avointa ympyrää, jossa kukaan ei pääse piiloutumaan pöydän taakse. Vain oikea määrä tuoleja ja ihmiset erilaisten ajatustensa kanssa. Tilanne muuttuu toisenlaiseksi kun väliin asetetaan pöytä, tai jos läsnäolijat laitetaan riveihin istumaan. Kokeile omassa ympäristössäsi niin huomaat eron ja löydät teille parhaiten sopivan mallin.

Eli oikeanlainen ripaus carpe diemiä, mutta roima annos valmistautumista ennen palaveria tuottaa runsaasti yhteistä oppimista.